03. Desempeño económico y de gobernanza
3.7
Ética y Gobierno Corporativo
102-16, 102-17, 102-25, 102-26, 102-29, 102-30, 102-34 102-43, 103-2, 103-3, 205-1, 205-2, 205-3
Marco de Gobierno Corporativo
102-26
El Gobierno Corporativo de Colbún se rige por políticas y procedimientos que han sido difundidos al interior de la Compañía. Las aprobaciones y/o actualizaciones de los cuerpos normativos y políticas relacionadas con los temas económicos, ambientales y sociales de la organización, son propuestas por la alta gerencia de la Empresa, encabezada por su Gerente General, y sometidas a la aprobación del Directorio.
Con el fin de que todos los trabajadores tengan acceso a los documentos que son la base del Gobienro Corporativo, en Colbún contamos con un Portal de Políticas y Procedimientos Corporativos denominado Colbunpedia, el que permite acceder a la siguiente información: Documentos Corporativos, Mapa de Procesos de la Compañía, Catálogo de Políticas y Procedimientos por proceso.
Asimismo, la mayor parte de nuestas políticas está disponible en nuestro sitio web, para el acceso de nuestros accionistas y grupos de interés.
Cultura basada en la Ética
102-26, 102-16
Desde el año 2013 en Colbún contamos con un Código de Ética que recoge el propósito, valores, principios éticos y prácticas que deben guiar la acción diaria y la toma de decisiones de todos nuestros trabajadores, contratistas y proveedores, aplicable a todas las operaciones de Colbún y sus filiales.
Anualmente se revisa nuestro Código de Ética evaluando posibles mejoras, siendo publicada la última actualización en abril del 2018.
La organización directiva a cargo de esta materia es el Comité de Ética, integrado por la Gerencia de Auditoría Interna, la Gerencia Legal y la Gerencia de Organización y Personas, quienes deben proponer mejoras y actualizaciones anuales al Código de Ética.
La estrategia de difusión del Código de Ética –el cual se encuentra disponible en español y en inglés- consideró el envío de un email por parte de la Gerencia General a todos los trabajadores, quienes debían registrar en línea la apertura del documento, dejando constancia de que éste fue recibido. Adicionalmente, se desarrollaron infografías, que se encuentran disponibles en todos los murales de las instalaciones físicas de la Compañía. Respecto de los nuevos trabajadores, en los procesos de inducción se incluye la divulgación de los principios de este Código y la obligación de los colaboradores entrantes de tomar conocimiento de la existencia del código y de los principales temas que éste contiene.
Cultura basada en la Ética
En el caso de Fenix, en el mes de junio del 2018 se actualizó el Código de Ética basado en el de Colbún y a fines de agosto del 2018 se envió un comunicado de la actualización a todos los colaboradores, en donde se presenta la segunda versión del Código de Ética. Este documento recoge los mismos principios, valores y prácticas que vienen guiando la acción diaria y la toma de decisiones, haciendo énfasis en el actuar ético de todos nuestros colaboradores, alineados a la lucha en contra de la corrupción. En la nueva versión se contempla temas importantes como el conflicto de intereses y los pagos de facilitación como conductas indebidas que, de vernos involucrados en ellas, tendrían repercusiones negativas en la reputación de la Compañía. Asimismo, se envió una notificación con una tarea de lectura en la plataforma de Fenix, acción con la cual se evidencia su lectura.
También se han desplegado en lugares de alta visibilidad de las sedes de Magdalena y Chilca paneles informativos sobre la Línea Ética y su funcionamiento.
Además, como parte del proceso de difusión, se incluyó el envío de “Eticápsulas” referentes a la recepción de regalos y obsequios, y a conflictos de interés, todo ello mediante emails a los colaboradores con el objetivo de reforzar los lineamientos claves del Código de Ética.
Finalmente, es relevante destacar que, a principios de enero 2018, por requerimiento del Directorio, Colbún creó un Plan de Integridad, que busca asegurar una cultura de integridad en toda la Compañía y formalizar y sistematizar las políticas y prácticas en el ámbito de los a derechos humanos, libre competencia, dilemas éticos, género y diversidad, manteniendo al Directorio informado de todos los avances, así como de cualquier conflicto interno y externo de manera temprana.
Gestión de denuncias
102-17, 102-34
El Código de Ética está publicado en nuestra página web para que todos nuestros grupos de interés tengan acceso a él y puedan elaborar consultas o denuncias en caso de ser necesario.
Para estos efectos, contamos con un canal de comunicación disponible en la página web llamado Línea de Denuncia, el que opera por formulario electrónico, correo electrónico o correo manual, para recibir denuncias directas o anónimas, relacionadas con el cumplimiento de las normas de conducta ética, conflictos de interés y cualquier tema relacionado con un posible incumplimiento normativo. Este canal de comunicación puede ser utilizado por todo público interesado.
Además, los mecanismos de denuncias son informados a los empleados a través de la intranet. Las denuncias se canalizan a través del Comité de Ética, órgano integrado por la Gerencia de Auditoria Interna, Gerencia Legal y la Gerencia de Organización y Personas.
En el caso de nuestras empresas contratistas, el 2018 se les envió una carta para difundir la Línea de Denuncias y reforzar el Código de Ética.
Durante 2018 se recibieron 20 comunicaciones a través del Canal de Denuncias en Chile y 9 en Perú, todas las cuales fueron abordadas de acuerdo al procedimiento establecido. El Comité de Ética es también el órgano responsable de la investigación y análisis operativo de las denuncias, de manera independiente, confidencial y sin consecuencias para sus emisores. La investigación realizada es presentada al Comité de Auditoría del Directorio, órgano responsable final de este canal de comunicación.
Denuncias recibidas en 2018 en Chile
Denuncias recibidas en 2018 en Perú
Gestión de potenciales conflictos de interés
102-25
Para Colbún es fundamental actuar de manera consistente y transparente, evitando los conflictos de interés que se puedan generar, o bien, manejándolos de forma adecuada en el momento que sea necesario. Es así como en nuestro Código de Ética definimos que un conflicto de interés surge en cualquier situación en que un trabajador utilice sus contactos o su posición en la Compañía, en beneficio de sus propios intereses ,de familiares indirectos o terceros.
Asimismo, se establece que es responsabilidad de cada trabajador evitarlos o bien gestionarlos adecuadamente y notificar cualquier situación de potencial conflicto de interés, informando dicha situación a su jefe directo y al Gerente de Auditoria Interna.
Del mismo modo, en el caso de que un Director se encuentre ante una situación de posible conflicto de interés, deberá comunicar este hecho al Directorio y deberá abstenerse de participar en las discusiones en las cuales se tomen decisiones relacionadas al hecho informado, de la forma prevista en la ley.
Durante 2018 se aplicó, por primera vez, una encuesta a toda la organización, para identificar potenciales riesgos por conflictos de interés, con una tasa de respuesta de 89%.
Modelo de prevención de delitos
205-1, 205-2, 205-3
En Chile
Nuestra Compañía cuenta con un Modelo de Prevención de Delitos, en el marco de la Ley N°20.393 de Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, que busca prevenir los riesgos de cohecho, lavado de activos, financiamiento del terrorismo y receptación. El modelo cuenta con un marco normativo interno y externo, como también con un Encargado de Prevención de Delitos (Gerente de Auditoría Interna) designado por el Directorio.
Dicho modelos está certificado por la empresa independiente ICR Clasificadora de Riesgo. Durante el año 2018 se informó a los trabajadores acerca de los procedimientos anti corrupción, a través de capacitaciones e-learning sobre la Ley de Responsabilidad Penal, incluyendo el cohecho. Durante el año no se registraron denuncias relativas a delitos descritos en la ley recién mencionada.
Adicionalmente, Colbún incorpora en sus contratos con contratistas y proveedores disposiciones para cautelar el cumplimiento de la ley en esta materia por parte de asesores y terceros que se vinculan a la Compañía.
En Perú
Durante el período 2018, en concordancia a la normativa vigente de Perú, se aprobó para Fenix el Modelo y Manual de Prevención de Delitos, en cumplimiento de la Ley 30.424 y sus modificatorias. Dicho modelo consiste en un sistema preventivo y de supervisión sobre los procesos y actividades que se encuentran expuestos a los riesgos de comisión de los delitos de cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros, financiamiento del terrorismo, lavado de activos, colusión y tráfico de influencias. Asimismo, recoge los principios, valores y deberes que deben guiar la acción diaria y la toma de decisiones de todos nuestros colaboradores y proveedores.
0
registro de hechos vinculados con delitos de corrupción en Chile y Perú durante 2018.
100%
de los integrantes del Directorio de Colbún recibió formación en Políticas y Procedimientos Anticorrupción.
Riesgos identificados relacionados con la corrupción
Durante el periodo 2018, se ha actualizado la Matriz de Riesgos de Delitos de Corrupción conforme a una revisión de los procesos de Colbún y de Fenix, y se ha podido desarrollar medidas de control para mitigar estos riesgos.
Se identificaron los siguientes riesgos, los cuales son parte de la matriz de riesgos de Colbún:
• Riesgo de cohecho
• Riesgo de financiamiento al terrorismo
• Riesgo de lavado de dinero
• Riesgo de receptación (adquisición de bienes robados)
Durante el 2018, no se registraron hechos vinculados con delitos de corrupción ni en Chile ni en Perú.
Durante el 2018 el 100% de los integrantes del Directorio de Colbún recibió formación en Políticas y Procedimientos Anticorrupción.
Además, debido a modificaciones efectuadas a la ley peruana, el Comité de Auditoría de Fenix aprobó el Nuevo Modelo de Prevención de Delitos, el cual fue difundido públicamente el 13 de diciembre 2018.
Libre competencia
206-1
La Compañía cuenta con una Política de Libre Competencia aprobada por el Directorio. En ella se establece que todos los trabajadores deben cumplir íntegramente las normas de defensa de la libre competencia. Asimismo, se definen las prácticas que se entienden son contrarias a la libre competencia, tales como la colusión o cualquier acuerdo entre Colbún y sus competidores, que involucre precios, condiciones de venta, división de mercados y limitación de la producción, entre otros.
En cuanto a las capacitaciones, desde el año 2011 la Compañía realiza periódicamente charlas dirigidas a los principales ejecutivos, con el fin de informar sobre los temas de actualidad en materia de libre competencia, tales como actualización de normas, análisis de casos, experiencia internacional, etc.
Durante el 2018, tanto en Chile como en Perú, no existieron demandas, procedimientos legales ni multas por causas relacionadas con prácticas monopolísticas ni por libre competencia en contra de Colbún.
